Boletim de Alojamento: O Que É, Que Dados Leva e Como Preencher
O boletim de alojamento é o documento com que um alojamento comunica às autoridades quem lá ficou hospedado. Está previsto no artigo 15.º da Lei n.º 23/2007 e aplica-se a hotéis, alojamento local e a quem der alojamento a cidadãos estrangeiros a título oneroso. Hoje submete-se em formato eletrónico, no portal SIBA — o sistema onde os boletins são entregues, anteriormente operado pelo SEF e atualmente sob a tutela da AIMA.
A regra que muita gente falha: um boletim por hóspede
O boletim é individual, não é por reserva. Uma família de quatro pessoas estrangeiras num apartamento são quatro boletins distintos — crianças incluídas. Comunicar apenas o titular da reserva deixa três boletins em falta, e a coima conta-se por boletim.
Que dados leva o boletim
Os campos são os de identificação do hóspede e da estadia. Na prática, o que precisa de recolher de cada pessoa:
- Nome completo — tal como consta no documento de identificação, sem abreviaturas nem alterações de ordem
- Data de nascimento
- Nacionalidade e país de residência — não são a mesma coisa, e o segundo é o que interessa às estatísticas
- Tipo, número e país emissor do documento (passaporte, cartão de cidadão, título de residência)
- Datas de entrada e de saída do alojamento
- Identificação do alojamento — o código de estabelecimento atribuído pela SIBA
Sobre a fotografia do documento: pode ser útil para copiar os dados sem erros, mas não faz parte do boletim e não há obrigação de a guardar. Se a recolher, o mais seguro é usá-la e eliminá-la — o RGPD manda não conservar o que não é necessário.
Como submeter
Precisa das credenciais do alojamento: o código de estabelecimento (unidade hoteleira) e a chave de acesso, atribuídos quando registou o alojamento no portal SIBA. Com elas, há três caminhos:
- Formulário no portal SIBA — preencher boletim a boletim, à mão. Funciona, mas não escala e é onde se cometem erros de digitação.
- Ficheiro — carregar um ficheiro com vários boletins de uma vez. Menos trabalho, mas continua a ser um processo manual e periódico.
- Webservice — o software submete diretamente, no momento, e recebe a confirmação. É o que o Harbor faz.
Os erros que fazem a submissão falhar
- Data de chegada no futuro. A SIBA rejeita boletins de chegadas que ainda não aconteceram. Se recolhe os dados com antecedência, o envio tem de esperar pelo dia do check-in.
- Nome diferente do documento. Acentos, nomes do meio omitidos ou a ordem invertida geram rejeições ou registos inúteis.
- Nacionalidade confundida com residência. Um brasileiro residente em França tem nacionalidade brasileira e residência francesa — são dois campos.
- Credenciais em falta ou trocadas. Sem código de estabelecimento e chave válidos nada é aceite — e o silêncio parece sucesso.
Quanto tempo conservar
Os boletins e os suportes que os substituam — incluindo registos informáticos — conservam-se um ano a contar do dia seguinte à comunicação da saída do hóspede (art. 16.º). Passado esse prazo devem ser eliminados: manter dados de identificação para além do necessário viola o princípio da limitação da conservação do RGPD.
Recolher sem digitar
O trabalho todo está na recolha. No Harbor, cada reserva gera um link de check-in: é o próprio hóspede que preenche os seus dados e os dos acompanhantes no telemóvel, antes de chegar. Quando termina, os boletins seguem para a SIBA — um por hóspede, com os campos certos — e o anfitrião vê a referência de submissão de cada um.
Sobre prazos, leia também como se contam os 3 dias úteis. Ou experimente com as suas reservas: 15 dias grátis, sem cartão.